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私がメールで質問を送ってもらう理由〜電話で即答は必要なのか?〜

こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。

私は、電話ではなくメールなどでのやり取りをすることが多いですし、お客様にもなるべくメールで、とお願いしています。

その理由は

・時間を有効に使う

・的確な回答を行う

という二つです。

ところで、国会や地方議会には「事前通告」という制度があります。

これも私がメールなどテキストでのやり取りに重きを置くのと同じ理由があるのではないか、と思うのです。

一見、全く関係ないような話に思われるかもしれませんが、ここで説明して見たいと思います。

議会に事前通告は必要か?

国会などで「事前通告」が問題になることがあります。

「通告がありませんから」というやり取りを見たことがある方もいらっしゃるでしょう。

事前通告とは、国会の開催前に質問内容を相手に知らせることです。

これによって、答弁する側もきちんと調べた上で質問対応ができるので、スムーズに質疑が進むというものです。

見ている側からすれば、質問内容も回答も決まっていて、国会って茶番なの?と思ってしまうかもしれませんが、そうでもありません。

例えば、豊橋市議の長坂議員はご自身のブログ

“だから、僕(たち?)は、少しでも踏み込んだ発言を引き出すため、事前に市役所と「もう一歩、踏み込めませんか」「この一言、加えられませんか」と準備をしています。 丁々発止な議論はそこでしています。 別に準備せずに、いきなり質問をぶつけてもいいのですが、そうすると、まず市役所が正確に答えられないし(特に数字や法律・条例の話など)、より守りな答弁になってしまい、結局、意義のある答弁(=〇〇やります、のような言葉)は、引き出しにくいのです。”

と書かれています。

担当者だからと言って、全ての知識が頭の中に(しかも正確に)入っているとは限りません。

それに、いつでもネットを使える現代にとって、「知っている」だけの価値は薄らいでいるのではないかとも思います。

原稿を読み合っていて「何のための議会なの?」と思うことがあるかもしれませんが、責任を持って質問に対して答弁するためには、事前準備をして答弁に臨める事前通告は理に適った制度何でしょう。

私も事前通告してもらっています

私は個人事業主の方を中心にスポット相談を受け付けていますが、基本的には事前に質問内容をメールなどで送っていただいています。

もしも事前に質問内容を受け付けていないと、質問をする時間も相談時間に含まれてしまって限られた相談時間を有効に使うことができません。

また、私としても事前に質問内容を確認することで、時間を無駄にせず正確に回答をお伝えすることが可能となります。

事前に頂いた質問内容の回答を踏まえて次の質問に移れば、より深い内容を議論することができますし、質の高いお話を限られた時間内に行うことができます。

私としては、限られた時間で正確に、かつ満足して頂ける相談にするためには、事前に相談内容を送って頂くことがベストだと思っています。

また、顧問先のお客様に対してもメールなどの文章で質問を頂けた方がスムーズに的確な回答が出来ると思っています。

即答できないってことは知識が足りないの?

と思われるかもしれませんが、税法という特性上、間違ったことを伝える訳にはいきません。

そのためには、文面で質問内容を整理して、きちんと回答をすることが結果的には効率的なのではないかと思っています。

電話に出られないタイミングもあるので、不在着信→掛け直しが繰り返され、全くコミュニケーションが進まないこともありますし・・・

まとめ

私は一人で事務所運営をしていますし、限られた時間を有効に使わなければ、自分の生産性が落ちて行く、という状況に置かれています。

お客様も暇ではありませんし、限られた時間で効果的な成果を得られることは重要だと思います。

そう考えると、電話で場当たり的な質問を行うよりも、論点を整理してメールでやり取りする方が結果的には無駄がなく効率的な仕事に繋がるのではないかと思っています。

(もちろん、細かなニュアンスなどの関係で電話をすることもありますが)

「その場で即答する」こと以外にも価値を感じて頂けるやり方はあるんじゃないかな、と。

私のスポット相談は、お値段の割に効果的な相談時間を作ることができると思いますよ。

ご相談お待ちしています!

 

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