こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。
恥ずかしながら私は整理整頓が苦手です。
本棚をジャンルごとに整理をしても、気付けばバラバラになって本を探すのに時間がかかったりとか。
書類の整理も苦手ですし、会社員時代の机は部署の中でもトップクラスに汚かったです。
とにかく、私は「使ったものを元に戻す」という基本的な作業が苦手なのです。
これは顧客の重要なデータなどを預かる税理士の仕事には不向きだと思うのですが、デジタル化をすることで資料の紛失などもなくスムーズに仕事をすることができています。
本当にデジタル化の時代に仕事ができていて良かった。
昭和の時代に税理士をしていたらと思うとゾッとします。
私のように整理整頓や片付けが苦手な人こそデジタル化を進める理由をお話ししたいと思います。
アナログな資料整理の特徴
紙で資料を保管する場合、基本的には一定のルールに基づいてファイリングをしたり、収納することが基本になるでしょう。
使った資料は元の場所に戻し、紛失しない事はもちろん再度探す時もスムーズに探せるようにすることが重要です。
しかし、私はこれが苦手なのです。
こんな私が紙を中心の資料管理をすると
・コピーを取った資料をコピー機の中に置き忘れる
・すぐにファイルに戻せば良いものを机の上に放置する
など資料紛失のリスクがつきまといます。
もちろん、こういったことが問題なくできる人は問題ないのでしょうが、私にとってはなかなか難易度が高いのです。
プライベートでも妻に「何で元の場所に戻せないの！」と何度も叱られていますが、出来ないことは出来ないのです。
音痴な人に「何で音程通りに歌えないんだよ！！」って言うようなもんです。無理なんです。
書類に限らず、文具入れから出したペンを元の場所になかなか戻せない、届いた郵便物が机の上の放置されるなどもよくあります。（さすがに差出人を見てすぐに対応すべきものは開封しますが）
整理すると、アナログな資料管理では
①資料や備品の保管場所や保管ルールを決める
②取り出したものは即座に元の場所に戻す
といったことが必要になります。
私の場合、①はまだできるのですが、②がどうしても苦手なので、極力デジタル化をすることで資料管理の手間を少なくしています。
デジタルでの資料管理の特徴
私の事務所では社内用の資料はDropboxに保管しています。
フォルダ構成としては、「顧問先フォルダ→決算期フォルダ」といったように一定のルールに基づき、全ての顧問先のフォルダ構成を統一しています。
また、保管するファイルの名称も極力ルール化しており、「20240331顧問先名_決算書」といったように、決算期やその資料の対象年月日+顧客名+資料の名称になるようにしています。
こうすることで、万が一保存するフォルダを間違えたとしても、検索すれば比較的容易に発見することができます。
これらの工夫をすることで資料を探す手間が少なくなります。
また、紙で預かった資料もすぐにスキャンしてPDF化し、先程のファイル命名ルールに基づき保管しています。
その上で、資料が原本であれば、即座にお客様に返送し、コピーであれば廃棄します。（原本を預かることはほぼありませんが）
このように、基本的に紙では保管しないようにしています。
私の場合使った資料を元の場所に戻すことが苦手なのですが、デジタル化をすることでこの欠点をカバーすることができています。
デジタル化してフォルダに保存すれば、ファイルを開いてもフォルダから移動することはありません。
つまり、一度ルールに従って確認してしまえば、何度使ったとしても元の場所に残ったままです。
こうすることで、整理整頓、片付けが苦手な私でも問題なく今日も回すことができています。
まとめ
このように、デジタルでの資料管理の特徴には
・一度保管してしまえば場所は変わらない
・間違ったフォルダーに保管したとしても、検索をすれば比較的容易に発見できる
といったものがあります。
もちろん、ペーパーレスによる保管、コストの削減などの効果もありますが、個人的には資料管理の手間が減ることが1番だと思います。
整理整頓や片付けが苦手な人こそ、仕事・プライベートともにデジタル化を進めることで、資料管理のストレスを減らすことができると思います。
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デジタル化に加えてAIの進化にも注目して行きたいものです。
生成AIの実験も続けて行こうと思います。
参考 GPT-4oは税理士業務に生かせるのか〜記帳代行はどうなる？〜ソーシャル税理士金子尚弘のページ
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