こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。
2022年1月から電子帳簿保存法が改正され、データで受け取った請求書や領収書の保存方法が変わります。
結論としては
・データで受け取った資料はデータで保存する
ことが必要になります。
ただ、保存方法にいくつかルールがあるので、この辺りを解説したいと思います。
なお、この記事は動画でも解説しています。よろしければ動画でもご覧ください。
なお、この記事では個人事業主や中小企業の方にも理解しやすいように、なるべく簡潔にまとめています。
Contents
改正内容をざっくり解説
データで受け取った資料はデータ保存が必須に
最近では請求書などをメール添付やデータ共有することも増えて来ましたよね。
私も自分が出す請求書はweb共有ですし、メールなどで請求書が届くことも珍しくありません。
今までは、データで受け取った請求書も印刷して紙で保存することが原則でした。
（税務署に電子帳簿保存の申請をすればデータ保存も認められていましたが、要件が厳しいこともあり、あまり使われていませんでした）
しかし、今回の改正で2022年1月1日からはデータで受け取った資料はデータで保存することが必須となります。
具体的な保存条件
ただ、データで保存すればどのような方法でも良いかというと、そういう訳ではありません。
少しややこしいのですが、次の条件を満たすことが求められています。
条件１：データ改ざんの防止
データが改ざんされてしまっては証拠資料としての意味がなくなってしまいます。
そのため、次のいずれかを満たすことが求められています。
1.タイムスタンプ済みのデータを受領する
2.タイムスタンプを付与する(データ受領から2ヶ月以内)
3.訂正削除が不可or履歴が残るシステムを利用する
4.訂正削除防止の事務処理規定を備え付ける
現実的には3または4での対応になると思います。
3について具体的にどのようなシステムが該当するかは後ほどご説明します。
なお、4の事務処理規定については国税庁のHPでサンプルが公開されていますので、こちらからご確認ください。
そして、条件がもう一つあります。
条件２：検索機能
次の全てを満たす必要があります。
ただし、税務署からダウンロードの求めがあった場合に対応できるのであれば、１の条件のみを満たせば大丈夫です。
1.取引年月日、金額、取引先を検索条件としている
2.日付、金額については範囲指定することができる
3.２つ以上の項目を組み合わせて検索できることができる
1は大丈夫だと思いますが、2,3は少し分かりにくいので補足しておきます。
2ですが、例えば金額を10,000円〜15,000円など範囲指定をして検索することができるか、ということです。
3ですが、例えば“日付が2022年1月10日かつ金額が10,000円”など2つ以上の条件を組み合わせて検索できるか、ということです。
以上の内容を表に整理すると次のようになります。
どのように対応すべきか
制度の内容としてはご説明した通りですが、重要なのは「実際、どうやって運用するの？」ってところですよね。
運用方法は、大きく分けると２通りあり、クラウド会計ソフトを使っているかどうかで変わって来るかな、と。
それぞれのパターンを解説しますね。
クラウド会計ソフトを使っている場合
freeeやMFクラウド会計の場合は、ファイルボックスの機能を活用してクラウド上に請求書などのデータを保存するのが良いと思います。
これらのソフトは、
・改ざん防止の「3.訂正削除が不可or履歴が残るシステム」の条件
・検索機能の3つの条件
を満たすものとなっています。
具体的には
①受け取ったデータをファイルボックスに保存
②取引（仕訳）に添付
という方法で条件に合った運用が可能です。
freeeの場合はDropboxからデータを同期することができるため、社内ではDropboxに集約しておき、まとめてfreeeにデータを流すことも可能です。（設定方法などはこちら）
クラウド会計ソフトを使っていない場合
freeeやMFクラウド会計といったソフトを使っていない場合には、「3.訂正削除が不可or履歴が残るシステム」をわざわざ準備するハードルは高いでしょう。
google driveやDropboxなど一般的なクラウドストレージでは条件を満たさないためです。
そのため、
・事務処理規定を作成する
・ダウンロードの求めに応じる前提で検索条件は1つに限定する
といった対応になると思います。
事務処理規定はご紹介した国税庁のサンプルを参考に作成して頂くのが良いでしょう。
また、検索条件である「取引年月日、金額、取引先を検索条件としている」を満たすためには、次のような方法が考えられます。
①エクセルで管理簿を作成する
次のようなエクセルやスプレッドシートを作成し、エクセル内で検索をすれば対象となるファイルがヒットする状態を作っておく方法です。
管理方法としては
・連番を振って、請求書のファイル名に①などの連番を付けておく方法
・google driveなどファイルにURLがある場合にはURLを貼り付けておく方法
のいずれかが現実的ではないかと思います。
（見本は連番方式ですが、URLを貼り付けるなら連番は不要でしょう）
②ファイル名で管理をする
ファイル名に取引年月日、金額、取引先の全てを盛り込めば検索が可能になるので、条件を満たすことになります。
例えば「20220110_10000円_株式会社ABC」みたいな感じですね。
管理簿の形式かファイル名で管理する方式か、やりやすい方法を選択して頂ければと思います。
まとめ
データで受け取った資料を紙で保管していた場合、経理のオペレーションを変える必要があります。
しかし、「オペレーションを変えるのが面倒だから紙の請求書に戻す」なんてことになれば本末転倒です。
「よく分からないから紙で請求書をもらって下さい」なんて税理士がいたら、デジタル化の時代でお付き合いできるかを真剣に考えた方が良いと思います。
長い目で見ればデジタル化・クラウド化は進んで行くでしょうし、これを機会にデジタル対応できる経理の流れを作って行きたいですよね。
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クラウドソフトって使いにくいんだよね、という声を聞きますが、正しく使えば非常に便利なツールです。
データの電子保存との相性も良いですし、効率化にはなるはずです。
参考 「freeeは使いにくい」という方へ〜クラウド会計を使う前に理解しておくべき３つのこと〜ソーシャル税理士金子尚弘のページ
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