【取材記事】ヒュープロマガジンに掲載されました

毎月定額の請求書発行を効率化する方法〜電子化できるツールも紹介します〜

こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。

コンサルティングやコーチングなどのお仕事では毎月定額をお客様に請求することも多いと思います。

この場合、毎月一つ一つ請求書を作成するのは面倒ですし、時間の無駄になってしまいます。

freeeの請求書やその他のサービスを活用すれば毎月定額を請求する場合の業務を効率化することができます。

方法としては

・freeeの請求書発行機能を活用する

・外部の請求書発行サービスを活用する

・クレジットカード請求を活用する

などがあります。

そこで今回は、毎月定額の請求がある場合の効率化についてお話ししたいと思います。

銀行振り込みで請求する場合

銀行振込で請求を行っている方も多いと思います。

銀行振込の場合はfreeeで請求書するか外部の請求サービスを活用するのが便利だと思います。

freeeの定期請求書機能を活用する

個人のスタンダードプラン、法人のベーシックプラン以上であればfreeeの請求書発行機能を活用することができます。

この機能を活用すれば、毎回請求書の情報を登録しなくても自動で請求先や金額などが入力されます。

全てfreeeの中で完結しますし、シンプルで分かりやすい方法だと思います。

また、顧客のメールアドレスを登録しておけば、webで請求書を共有できるので簡単に電子化できます。

では、操作方法を解説していきますね。

①「設定」→「事業所の設定」をクリックします

②「請求書設定」をクリックします

③「定期請求書を登録する」をクリックします

④請求開始日や売上計上日などを登録し「保存」をクリックします

下記の例では2022年2月1日から2023年1月31日までの期間で作成していますが、終了日を入力しなければ半永久的に請求を続けることも可能です。

freeeの定期請求書で請求書を作成すると、特別な設定をしなくても取引が自動で作成されるので非常に便利です。

外部ツールを活用する

freeeの請求書発行機能には営業管理などの機能はありませんので、細かく案件管理などを行いたい場合には少し機能が不足しています。

・freeeの契約プランがミニマムやスターターである

・受注見込みなどの案件管理を行いたい

という方には請求書発行ツールを別途で契約することがお勧めです。

請求書発行ツールは有料無料含めて色々ありますが、個人的にはboardがオススメです。

boardはfreeeに売上情報を連動することができるので、freee側では取引の登録は必要ありません。

また、board側で設定をすれば取引先情報も連携するため、freeeでの未決済取引の消し込みや取引先別の売上管理をすることも可能です。

クレジットカード請求を活用する

クレジットカード決済には手数料が発生するため、利用していない方も多いかもしれません。

ただ、カード決済を利用すれば毎月確実に入金がありますし入金管理の手間は大きく削減できます。

また、お客様にとっては毎回振り込みをする必要もなくなりますし、振り込み手数料の節約にもなります。

なので、双方にとってもメリットがあるのかなと。

クレジットカード決済でオススメなのはSqaureまたはStripeです。

基本的な機能に大きな差は無いので馴染みやすい方を使っていただければ良いかなと思います。

(不特定多数の方が購入できる決済ボタン等については機能が異なりますが、特定の顧客に対する請求機能に大差はありません)

SqaureもStripeも毎月定額で請求する機能があるので、これを使えば一つ一つ請求書を作成して入金確認をする手間が一気に解消します。

また、顧客がクレジットカード番号を登録すれば自動課金することも可能ですので、請求する側も顧客も自動で決済を完了させることもできます。

そして、どちらのサービスもfreeeと連携が可能なので、freee側できちんと設定をしておけば自動で売り上げの取引登録をすることまで可能です。

まとめ

請求書発行は1件あたりの時間はそこまで掛からなくても、塵も積もれば・・・という状態になりがちです。

実際に私も定額の請求が多いですが、ご紹介した方法を組み合わせながらかなり効率化できていると思います。

請求業務や入金管理などはほぼ時間がかかっていないので、このために人を雇う必要もありません。

ITツールにお願いできる仕事はどんどん自動化して効率化していきましょう。

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今回ご紹介したサービスもAPI連携でfreeeと連携しています。

手入力を極力排除するのは当然として、Excelなどで管理していた内容もSaaSに切り替えることでより一層の効率化が可能になると思います。

参考 脱Excelが業務改善のコツかもしれない、という話ソーシャル税理士金子尚弘のページ

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