前受けが発生する場合のfreeeの活用法〜請求書発行と取引登録の方法を解説します〜

こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。

皆さんの商売は「前受け」をすることはあるでしょうか?

例えば、

・建設の請負契約の手付けや中間金

・ホテルなどの宿泊料金の事前入金

・イベント出店料の事前入金

といった取引は「前受金」として処理することになります。

freeeの請求書発行機能でも、少し工夫をすれば前受金の処理に対応することができます。

ここでは、前受けがある業種向けにfreeeの活用法を解説します。

前受金って何?どういう時に使うの?

具体的な操作方法の説明の前に、会計処理について確認しておきましょう。

商品を売ったりサービスを提供する場合、「売上」として計上するのは商品の引き渡しやサービスの提供が行われた場合です。

スーパーなどで現金購入すれば商品の引き渡しとお金のやり取りは同時に発生しますが、中にはタイミングがズレる場合も。

そのため、事前に入金があれば「前受金」、入金が後になれば「売掛金」として処理することになります。

例えば、車の販売をしている会社が、お客さんから事前に入金をしてもらい、後日納車したとします。

「商品の引き渡し」は納車の時点ですから、事前の入金は「前受金」として処理します。

お金の流れと、会計処理がどうなるかはイメージがついたでしょうか?

前受けがある場合の請求書発行

10,000円(税込)の取引があり、前受金として処理する方法をご説明します。

通常の請求書発行画面を開き、売上項目や金額を入力します。

通常の請求書発行との違いは、売上金額は必ず税込金額で登録する点です。

続いて、「勘定科目・税率などを変更する」にチェックを入れ、勘定科目を「前受金」に変更します。

また、消費税の税区分は「対象外」に設定します。

この状態で「保存」をクリックし、請求書を発行します。

ただし、注意点としては「請求書の消費税が空欄になってしまう」ということ。

そのため、備考欄などに「消費税は課税対象であること」、「税込金額のみ表示していること」を追記しておくことが良いでしょう。

売上の計上は「+更新」を利用する

続いて、実際に商品の引き渡しやサービスの提供があったタイミングで前受金を売上に変更する必要があります。

まず、上記で作成した取引を「取引の一覧」から検索します。

その上で、該当する取引を選択し、金額の横にある「+更新」をクリックします。

そうすると更新内容という画面が表示されるので、日付を実際の売上計上日を選択します。

そして、勘定科目を「売上」に変更し、税区分を「課税売上10%」に変更します。

金額は税込金額を入力し、保存をクリックします。

ここでの注意点は、更新日を正しい日付で登録することです。

そうしないと、売上計上日が実際と異なることとなり、正しい処理ができなくなってしまいます。

まとめ

今回の方法は

・freeeで請求書を発行する

・振替伝票を使わない

という条件で運用する前提で作成しています。

例えば、別システムを使い請求書を作成し、freeeでは取引登録のみ行うような場合は請求書の消費税表示の問題はクリアできます。

また、振替伝票を使えば、freeeで請求書を作成しても消費税表示の問題をクリアすることは可能です。

ただ、個人的には振替伝票の利用は最小限にしたいので、このような運用方法をご紹介しました。

他にも「こんなやり方があるよ」という方はぜひ教えてください!

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