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freeeの仕訳ルールは「部分一致」を活用しよう〜自動経理を楽にする方法〜

こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。

freeeをお使いのフリーランスの方も多いと思いますが、使いこなせてますか?

・freeeの画面上で入力をしている

・自動経理をしているけど時間がかかる

という方は非常にもったいない使い方をしています!

せっかく使うのであれば、効果的に使って経理の手間を少なくして行きましょう。

ここでは、freeeでの経理を効率化するコツをご紹介します。

自動で仕訳される仕組みを知っておこう

税理士や経理社員はAIによって淘汰される職業らしいです。

この意見に対してあれこれ述べるのはここでは止めておきますが、なぜこんなことが言われているのでしょうか。

その大きな理由として「仕訳処理の自動化」があります。

今までは領収書などを見て人間が「日付、勘定科目、金額、摘要」を入力していました。

しかし、freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計を活用すれば、この多くを自動化することができます。

このような理由で税理士や経理社員がオワコンのように言われる訳ですが、

きちんと設定しないとAIは使い物にならないよ

ということは理解しておくべきでしょう。

これからクラウド会計で仕訳を自動化する仕組みを説明していきます。

記憶しているルールに照らして仕訳を呼び出す場合

自動化する基本はこのパターンです。

まず、クラウド会計に「こういった条件の場合は、こういった処理をする」というルールを記憶させます。

次からはその条件に合致したものを自動で仕訳をする、という仕組みです。

当然ながら、人間が頭を使ってこそ適切かつ効率的なルール設定ができる訳で、いかに適切なルール作りをするかが重要になります。

会計ソフトが提案する場合

取引に合致する仕訳ルールがない場合は、会計ソフトが「この科目じゃないか」という仕訳を推測して提案して来ます。

今までの処理をAIが学習して「このキーワードがあれば、この科目だろう」という提案をする訳ですが、まだまだその精度は高いとは言えません。

そのため、適切な仕訳ルールを設定せずに会計ソフトに丸投げすると、かなり適当な帳簿が作られることになってしまいます。

仕訳ルール(自動登録ルール)を確認してみよう

先ほども説明した通り、銀行口座やクレジットカードを登録して「これで自動で経理だ!」と思っても、きちんと仕訳ルールの設定をしないと思ったように効率化はできません。

特に設定をせずに仕訳登録を繰り返しても、思ったように適切な仕訳が提案されないということはありませんか?

そういった場合は、仕訳ルールが「完全一致」になっていることが原因かもしれません。

仕訳ルールの確認方法

まず、現在の仕訳ルールがどうなっているかを確認してみましょう。

(freeeの場合の確認方法をご紹介します)

まず、画面上部の「設定」にマウスを持って行き、「自動登録ルールの設定」をクリックします。

そうすると、既に登録されている仕訳ルールが表示されます。

ここで「取引内容」を確認してみましょう。

特に設定を触っていない場合は全て「完全一致」になっていると思います。

なぜなら、仕訳ルールにマッチしない明細を仕訳登録すると、自動的に「完全一致」で仕訳ルールに追加されてしまうからです。

全てが「完全一致」になっているのであれば、改善の余地アリです。

「完全一致」の問題点

では、完全一致になっていると何が問題なんでしょうか?

振込、自動振替、クレジットカード決済などで、明細に日付や◯月分などの情報が含まれている場合があります。

例えば、私が毎月支払っている事務所の家賃ですが

このような感じで振込日の情報もfreeeに読み込まれてしまいます。

家賃の処理を「完全一致」で仕訳ルールを作っている場合、二度とマッチする明細は発生しません。

(全く同じ日付の送金なんて二度とない訳ですから)

何も考えずに仕訳登録を繰り返していると、このように二度とマッチしない仕訳ルールが量産されることになってしまいます。

「部分一致」を活用して経理を効率化しよう

上記で説明した通り、同じ先への支払いであっても「完全一致」として仕訳ルールを登録してしまうと、機能しない場合があります。

そのような場合は、「部分一致」を活用して「完全一致」では合致しない明細にも対応することができます。

それでは、部分一致を活用した仕訳ルールの登録方法をご紹介します。

仕訳ルールの確認方法」でご紹介した手順と同じく、「設定」→「自動登録ルールの設定」をクリックします。

そのページで「新規作成」をクリックします。

そうすると、「自動登録ルールの作成」という画面になるので、必要な情報を入力します。

・適用する銀行口座(またはカードなど)を選択する(「みずほ銀行」など)

・取引内容:「部分一致」を選択し、該当するキーワードを入力する(「◯◯住宅」など)

続いて、このページの下の部分で、条件に一致した場合に登録する科目を入力します。

ポイントは、「取引を推測する」と「取引を登録する」です。

「取引を推測する」は、条件に一致しても自動的には仕訳登録されず、登録ボタンを押して登録する方式です。

「取引を登録する」は、条件に一致した場合は自動的に仕訳登録される方式です。

ここは好みですが、私は「登録する」を選択している条件が多いです。

そして、条件に一致した場合に処理する勘定科目や取引先などを選択します。

例えば、地代家賃を選択した場合は次のようになります。

最後に「作成する」を押せば登録が完了します。

補足:仕訳ルールの削除方法

何も気にせずに仕訳登録を繰り返していると、仕訳ルールが大量に発生している可能性があります。

できれば、時間があるタイミングで見直しをして、不要な仕訳ルールを削除することをオススメします。

やはり、シンプルが一番。使われないものは消していき、適宜見直しができる状態にしておいた方が良いでしょう。

削除するには、「設定」→「自動登録ルールの設定」を選択すると、画面の下部に登録済みの仕訳ルールが一覧で表示されます。

そこで、不要なものの「×」を押して削除して行きましょう。

まとめ

クラウド会計で経理が楽になる!という宣伝文句はよく聞きますが、ご紹介したように、適切に設定をすることで、初めて経理は楽になります。

最初は面倒に感じるかもしれませんが、適当に使い続ければクラウド会計のメリットを享受できずに、無駄な労力を使うことになります。

自分で経理をするフリーランスであれば、覚えておくべき機能だと思います。

初期設定などで不安な点があれば、お問い合わせください!

 

 

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