こんにちは、ソーシャル税理士の金子(@innovator_nao)です。
私は2018年の独立以来、会計ソフトはfreeeまたはMFのクラウドソフト、打ち合わせにはZOOMを活用し、連絡はslackやfacebookのメッセンジャーなどチャットツールが中心です。
新型コロナウイルスの影響で半ば強制的にリモートワークを始めた人もいると思いますが、課題を感じている人もいるようで。
DIME「リモートワーク中の人に聞いたオフィスから離れて働く最大の問題点」(2020年3月17日)より転載
課題のトップに「対面よりもコミュニケーションが難しい」が挙げられていますが、これは工夫一つで解決できる場合が多いのではないかと。
リモート仕事をこなしている私なりに、対面仕事との違いを考えてみたいと思います。
基本は対面だった前職時代
私の独立前は名古屋にある比較的大手の税理士事務所に勤務していました。
その事務所のスタンスは
・顧問先には原則月１で訪問
・顧問先との連絡は電話、FAX、メール
・月に１度は顔を合わせて部門会議（マネージャーは1日中会議している日も）
・決算のチェックは紙のファイル
といった典型的な「普通の会計事務所」だったと思います。
（７年弱勤務しましたが、良い意味で変化した部分もありますし、何も変わらなかった訳ではないです。念のため）
当時から「もっと効率化できないかしら」と思いながら音声入力を試したり、エクセルを駆使して作業を効率化したりしていましたが、事務所の方針に逆らう訳にもいかず、お客さんとのコミュニケーションは基本的に対面で行っていました。
この「月イチ対面」、結構恐ろしいもので、移動時間がとんでもないことになるんです。
当時は月に20件以上は訪問に出ており、遠方の顧問先も多かったため
1.5時間×20件=30時間
と、少なく見積もっても4営業日分ほどは移動で消えていた計算になります。
電車なら読書するなり仮眠するなりできますが、車移動では本当に何もできません。
あぁ、何と無駄な時間を過ごしていたんだ、と。
そして、現地でも会計ソフトの確認が終わってから顧問先と打ち合わせをするので、打ち合わせの開始時間が予定と前後することも多々あります。
当然ながらお客さんを待たせることもあれば、お客さんの仕事の都合で待たされることも。
なぜかそれが「当たり前のこと」という空気があったんですが、それは果たして健全な時間の使い方何でしょうか？
今思えば恐ろしく非効率的な仕事の仕方をしていたな、と。
今では移動時間が激減したことはもちろん、会計データの確認は私の事務所で行うので、打ち合わせで相手を待たせることも待たされることもありません。
準備不足がコミュニケーションの質を低下させる
さて、上記のアンケート。
対面よりもコミュニケーションが難しいと感じている方が多いようですが・・・
そもそも打ち合わせに向けて準備してます？
会って話をする場合、議題が曖昧でもそれなりに話は進み、（結論が出なくても）何か仕事をした気になってしまいます。
しかし、リモートではそうも行きません。
・話す内容を考える時間
・資料を探す時間
などなど、「待ち」の時間の体感は対面よりも長く感じます。
（一緒に資料をペラペラしながら探す訳にもいきませんし）
テレビ会議などでは事前に議題を確認することはもちろん、双方が何を話すのかを決めていないと雲を掴むような会議になってしまいます。
私の場合は事前にメッセージで議題を共有し、相手に提示する資料もすぐ画面共有できるようにして打ち合わせに臨みます。
準備に一定の時間は必要ですが、それが結果的に時間の密度を上げ、効率的な時間の使い方に繋がる訳です。
結局は、きちんと準備さえすれば密度の濃い打ち合わせはリモートでも可能ってことです。
打ち合わせの目的やゴールをきちんと考えなければ無駄な時間が増えるだけだと思いますよ。
まとめ
個人的には対面とリモートではコミュニケーションの取り方に違いがあると思います。
別に優劣という意味ではなく、リモートならリモートに合わせた準備を行う必要がある、ということ。
そして、「対面じゃないとコミュニケーションの質が落ちる」という場合、その多くは準備不足が原因であり、解決できる問題ということです。
そもそも、議題をまともに設定せずに打ち合わせをするなんて
「ボーッと生きてんじゃねーよ」
って言われてもおかしくありません。
会うことが目的化してしまうと、平気でこんなことが起きてしまうのかもしれませんが。
これは、他の税理士事務所のお客様が私の事務所に移っていただくことになり、その事務所で現在担当している方から「引き継ぎをしたいので事務所まで来てくれ」と連絡が入った時の話。
そこで引き継ぎの内容を聞いてみたら「こちらから伝えることはありません」と。
ずっこけるような話ですが、「引継ぎと言えば対面で行う」と思い込んでいたんでしょうか。
さすがにこれは極端な例ですが、「打ち合わせ＝対面」と思考停止している人がいるのも事実です。
対面には対面の良さがあることは事実ですが、かと言って全てが対面でないといけない理由はどこにもありません。
相手が「対面が当たり前」と思っているなら、こちらがイニシアチブを取ってリモートに誘導する場面があって良いのかもしれません。
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私は、リモートの打ち合わせではZOOMを活用することが多いです。
画面を共有して話ができたり、非常に便利なので使ったことがない方はぜひ。
参考 税理士的ZOOMの活用方法〜遠隔でもfreeeのレクチャーが可能〜ソーシャル税理士金子尚弘のページ時間を有効に使う、という意味では、「当たり前じゃない」方法を取ることも。
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参考 常識に囚われないことで自由に動ける〜カラオケで仕事をする話〜ソーシャル税理士金子尚弘のページ
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